- La plupart des startups ont besoin d’une fonction d’immigration plus tôt que prévu, même si cela n’est peut-être pas nécessairement un travail à temps plein pour quelqu’un.
- Une fonction d’immigration comprend une personne nommée qui gère l’immigration, une politique écrite, un suivi fiable et un conseil en immigration.
- Se tromper en matière d’immigration peut entraîner des coûts tels que des amendes I-9 et un contrôle réglementaire accru.
Obtenir un visa H-1B pour un travailleur peut prendre près d’un an. La certification du travail PERM, première étape vers une carte verte pour la plupart des employés parrainés, prend désormais en moyenne plus de 500 jours au ministère du Travail. Tout délai non respecté au cours de ces processus peut également entraîner l’expiration du permis de travail d’un employé et vous risquez de le perdre.
Les entreprises qui souhaitent se développer rapidement devraient créer une fonction d’immigration avant de rencontrer des retards comme celui-ci. Même si vous n’avez pas suffisamment de cas pour justifier un rôle d’immigration à temps plein, une fonction d’immigration interne peut toujours exister au début de la vie d’une startup.
Vous n’avez pas non plus besoin de posséder vous-même l’intégralité de la fonction. Une partie peut résider au sein de votre entreprise, une partie peut être laissée à un avocat spécialisé en immigration.
Qu’est-ce qui compte comme fonction d’immigration ?
Une fonction d’immigration signifie que quatre choses ont leur place au sein de votre entreprise :
- Une personne nommée qui s’occupe de l’immigration, même si ce n’est pas tout son métier.
- Une politique écrite qui indique qui vous êtes prêt à parrainer, qui paie quoi et à quelle date vous commencez le processus de carte verte d’un employé.
- Suivi des délais pour chaque visa de travail, prolongation et date de dépôt.
- Un avocat spécialisé en immigration, souvent externe, qui s’occupe des dossiers et de la stratégie.
Quels sont les signes indiquant que vous avez besoin d’une fonction d’immigration ?
Quatre signaux montrent qu’il est temps de créer une fonction d’immigration.
Signal 1 : un délai non respecté pourrait vous coûter une personne
Le déclencheur le plus clair pour démarrer une fonction d’immigration interne est lorsqu’une date limite de dépôt est liée au maintien d’un employé. L’autorisation de travail est soumise à des délais stricts. Par exemple, le visa F-1 OPT dure 12 mois, avec une éventuelle prolongation STEM de 24 mois. H-1B est généralement limité à six ans, avec un renouvellement après les trois premières années.
Si vous manquez la fenêtre pour prolonger ou changer de statut, la personne peut perdre le droit de travailler. Vous avez besoin de quelqu’un pour suivre cette date, planifier le dépôt correct et s’assurer qu’il est fait.
Signal 2 : une feuille de calcul ne suffit plus
Une feuille de calcul peut fonctionner lorsque vous suivez une poignée de dates pour quelques employés. Mais une fois que votre population parrainée augmente, elle peut commencer à devenir incontrôlable. Une mauvaise cellule peut mettre en danger le statut d’une personne.
Voici quelques-unes des choses que vous devez suivre :
- Expiration du permis de travail (EAD), y compris les dates OPT et STEM OPT
- Expiration du statut H-1B (date de fin de l’approbation actuelle)
- Plafond H-1B de six ans (distincte d’un renouvellement d’un an)
- Validité du tampon de visa, qui affecte la capacité d’un employé à rentrer aux États-Unis après son voyage
- Fenêtres de prolongation de statut et de changement de statut
- Dates de priorité de la Carte Verte
Un propriétaire dédié peut gérer le passage des feuilles de calcul à un logiciel dédié de gestion des dossiers d’immigration. Une autre option consiste à confier le suivi du dossier, le contrôle des délais et la préparation du dossier à un cabinet d’avocats en droit de l’immigration.
Signal 3 : vous avez besoin d’une stratégie de carte verte
Lorsque vous souhaitez conserver des employés sur le long terme, vous avez besoin d’une stratégie de carte verte. Étant donné que le PERM dure désormais en moyenne plus de 500 jours, le processus commence idéalement au cours de la première année d’un employé sur un H-1B.
Commencer tôt a deux conséquences. Cela crée de la place pour l’arriéré et peut préserver la possibilité de prolonger le statut H-1B au-delà du plafond habituel de six ans.
En vertu de la loi américaine sur la compétitivité au 21e siècle, un travailleur H-1B peut bénéficier de prolongations d’un an une fois qu’un PERM est en attente depuis au moins 365 jours, et de prolongations plus longues une fois qu’un I-140 est approuvé mais qu’un numéro de visa n’est pas encore disponible. Mais ce filet de sécurité n’est disponible que si le dépôt a lieu suffisamment tôt, vous devez donc avoir une stratégie en place dès le départ.
Signal 4 : L’immigration commence à influencer les décisions commerciales
L’immigration devient une fonction lorsqu’elle cesse d’être un problème RH occasionnel et commence à affecter la façon dont vous planifiez l’entreprise. Si vous recrutez à l’international, ouvrez de nouveaux bureaux, levez du capital-risque ou prévoyez des effectifs dans six à douze mois, l’immigration fait désormais partie de votre stratégie opérationnelle. Un dépôt H-1B retardé, une extension STEM OPT manquée ou un processus de carte verte qui démarre trop tard peuvent retarder les plans d’embauche, les délais de production et la croissance de l’équipe.
Un signe connexe se produit lorsque les gestionnaires commencent à poser des questions sur l’immigration dont personne ne s’approprie clairement la situation. « Pouvons-nous embaucher ce candidat ? « Quand cet employé peut-il changer d’équipe ? » « Devrions-nous commencer leur carte verte maintenant ? » Lorsque ces questions reviennent régulièrement, l’immigration est devenue une fonction commerciale récurrente et non une tâche juridique ponctuelle.
Quelles erreurs de timing les fondateurs commettent-ils ?
Quelques erreurs évitables reviennent encore et encore, a déclaré Ana Gabriela Urizar, avocate spécialisée en droit de l’immigration chez Manifest Law.
L’une consiste à traiter l’immigration comme un événement ponctuel plutôt que comme un processus à long terme. Une approbation H-1B n’est pas la fin de la conversation. D’ici là, vous devriez déjà penser aux délais de prolongation, à la stratégie de carte verte et à la rétention à long terme.
Un autre suppose que quelqu’un d’autre suit les délais.
« Les RH supposent que le service juridique les suit. Le service juridique suppose que les RH les suivent. L’employé suppose que l’entreprise les suit », explique Urizar. Lorsque la propriété n’est pas claire, les délais ne sont pas respectés.
Cette dernière sous-estime la durée de la résidence permanente. Avec les arriérés actuels, attendre qu’un employé soit proche de la fin de son H-1B peut limiter considérablement ses options.
Devriez-vous créer une fonction d’immigration en interne ou la sous-traiter ?
Pour la plupart des startups, la réponse est les deux, mais pas nécessairement à parts égales. Votre équipe peut être propriétaire des employés que vous parrainez et garantir le respect des délais. Un conseiller juridique externe peut être responsable des dossiers, de la stratégie et du risque juridique.
La responsabilité de la fonction d’immigration doit rester en interne pour les éléments suivants :
- Une personne nommée qui gère l’immigration et la maintient sur la bonne voie
- Garde des documents de conformité, tels que les fichiers d’accès public et les enregistrements I-9
- La relation au quotidien avec les salariés parrainés
Vous pouvez confier les travaux juridiques suivants à un conseiller externe, c’est-à-dire à un cabinet d’avocats expérimenté en matière d’immigration d’entreprise :
- Préparation et dépôt des requêtes
- Choisir la bonne stratégie de visa pour chaque employé
- Répondre aux demandes de preuves
- Vous guider à travers les audits gouvernementaux et les visites de sites
Quel est le prix à payer en cas d’erreur ?
Le coût d’une fonction d’immigration faible peut entraîner la perte de l’autorisation de travail des employés et des amendes ou autres sanctions pour l’entreprise.
La paperasse I-9 est une exposition courante. Si ICE vous audite, cela commence par un avis d’inspection et vous disposez d’au moins trois jours ouvrables pour produire vos formulaires I-9.
Les petites erreurs techniques ou procédurales ne donnent pas automatiquement lieu à une amende. Vous disposez d’au moins 10 jours ouvrables pour les corriger en premier. Mais les défaillances techniques non corrigées et les violations substantielles entraînent actuellement des sanctions. 288 $ à 2 861 $ par formulaire individuel. Employer sciemment un travailleur non autorisé peut 716 $ à 28 619 $ par travailleur. Ces amendes peuvent s’accumuler rapidement.
ICE fixe le montant d’une amende en fonction de la part de vos formulaires comportant des violations, puis l’ajuste à la hausse ou à la baisse en fonction de la taille de votre entreprise, de votre bonne foi, de la gravité des violations et de votre historique.
La répression semble également s’intensifier. Le ministère du Travail Pare-feu du projet a soumis un nouvel examen aux employeurs H-1B, recherchant des éléments tels que le déplacement de travailleurs américains, un recrutement faible ou des tâches professionnelles déformées. Lorsque les enquêteurs constatent des violations, le ministère affirme qu’il peut récupérer les arriérés de salaire, imposer des sanctions civiles et même exclure complètement une entreprise du programme H-1B.
Comment démarrer une fonction d’immigration en 30 jours
La première version d’une fonction d’immigration est généralement simple.
« L’objectif n’est pas de construire une bureaucratie », dit Urizar. « L’objectif est de créer la responsabilité et la prévisibilité. »
Pour une entreprise ne comptant qu’une poignée d’employés parrainés, cela peut signifier des examens trimestriels des expirations de visas à venir, une politique écrite de parrainage de la carte verte et des enregistrements réguliers avec un conseiller externe. Les entreprises qui gèrent le mieux l’immigration créent rapidement la propriété, documentent leur processus et planifient à l’avance avant que l’immigration ne devienne une urgence.
Vous n’avez pas besoin d’une grande équipe pour démarrer votre fonction d’immigration. Voici cinq choses à mettre en place dans les 30 premiers jours :
- Nommez un propriétaire. Choisissez une personne responsable des délais et des documents d’immigration, même si c’est à temps partiel.
- Adoptez une politique écrite. Mettez vos règles par écrit, y compris qui vous parrainez, qui paie quels frais et à quelle heure vous êtes prêt à commencer le processus de carte verte d’un employé.
- Choisissez un système de suivi. Envisagez un logiciel dédié à la gestion des dossiers d’immigration plutôt que des feuilles de calcul.
- Engagez un avocat. Faites appel à un cabinet d’avocats expérimenté en immigration d’entreprise pour gérer les dossiers, la stratégie et d’autres travaux juridiques. Vous pouvez demander une consultation avec un avocat de Manifest Law dans un premier temps.
- Établissez un budget. Planifiez les coûts annuels d’immigration à l’avance afin que les dossiers ne soient pas une dépense surprise.
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FAQ lors de la création d’une fonction d’immigration
Combien d’employés parrainés avant d’avoir besoin d’une personne dédiée à l’immigration ?
Il n’y a pas de numéro légal fixe. Cela dépend plus de votre situation que de votre effectif. Mais si votre entreprise est confrontée à plusieurs délais d’immigration ou si vous avez des employés dont les dossiers de carte verte doivent commencer bientôt, cela peut être le signe qu’il est temps de démarrer votre fonction d’immigration interne.
Devons-nous embaucher quelqu’un ou notre équipe RH peut-elle s’en charger ?
Votre équipe RH peut posséder des fonctions telles que le suivi des dates, la conservation des documents et la collaboration avec les employés. Le travail juridique, comme le dépôt de requêtes et la stratégie, est mieux géré par un avocat spécialisé en immigration.
Quand devrions-nous commencer les cartes vertes pour les employés H-1B ?
Étant donné que le traitement du PERM prend désormais en moyenne plus de 500 jours, commencer tôt, potentiellement même au cours de la première année de l’employé, peut créer de la place pour des arriérés ou des retards.
Que se passe-t-il si nous ne construisons pas de fonction d’immigration ?
Si vous n’avez pas de fonction d’immigration, vous risquez de manquer un délai qui coûte à un employé son autorisation de travail, et vous augmentez votre risque d’amendes lors d’un audit.
Le post Quand une startup a-t-elle besoin d’une fonction d’immigration ? est apparu en premier sur le blog Modern Immigration and Employment Manifest Law.
